Un agent qui range les transcriptions de nos réunions

Nous enregistrons et transcrivons nos réunions avec Fathom, sur plusieurs comptes. C’est un des agents qui travaillent chaque jour pour TRACTR.

Le problème

Les transcriptions s’accumulent loin de leur contexte : un client, un produit, une réunion interne. Les ranger à la main prend du temps, et personne ne le fait à jour. Résultat : l’information existe, mais on ne la retrouve pas quand on en a besoin.

Ce que fait l’agent

Il parcourt les réunions des comptes Fathom de TRACTR et repère celles qui ne sont pas encore rangées. Pour chacune, il dépose la transcription dans le dossier Drive du bon client, du bon produit ou de l’espace interne, sous un nom normalisé.

Il tourne sur Appstrate, notre plateforme open source : chaque exécution a lieu dans un conteneur isolé, et l’agent ne voit jamais les identifiants des services qu’il utilise.

Comment il décide

Trois règles, écrites noir sur blanc plutôt que laissées à l’intuition :

• Les participants avant le titre. Le titre d’un événement d’agenda dit rarement de quoi il s’agit. Les personnes présentes, elles, tranchent.
• Le Drive comme mémoire. L’agent ne tient aucun index à part : les noms des fichiers déjà présents lui disent ce qui est fait. On peut donc le relancer sans risque, sans doublons.
• Dans le doute, il ne choisit pas. Une destination incertaine est signalée à une personne, jamais publiée au hasard.

Ce qu’on en a appris

• Le premier agent utile est souvent modeste : une tâche répétitive et une règle claire de destination.
• Faire du dossier la source de vérité évite d’entretenir une base de suivi qui se périme.
• Prévoir le « je ne sais pas » est la partie la plus importante. Un signalement coûte une minute ; un mauvais rangement coûte la confiance.

À reprendre chez vous

Le même motif s’applique partout où des documents arrivent de plusieurs sources et doivent finir au bon endroit : factures de fournisseurs, comptes rendus, pièces de dossiers. L’agent lit, décide selon des règles explicites, dépose, et signale ce dont il doute.